Kutatási szabályzat

Győr Megyei Jogú Város Levéltára kutatási szabályzata




Győr Megyei Jogú Város Levéltára (a továbbiakban: Levéltár) Győr Megyei Jogú Város Önkormányzata által fenntartott általános levéltár, amely feladatait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény előírásai alapján látja el.
A Kutatási Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a nemzeti kulturális örökség minisztere 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletének 44. §-a értelmében a Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzatával összhangban készült.

I.
A Levéltár irataiban végzett kutatás az alábbi jogszabályok, rendeletek valamint szakmai előírások alapján történik:
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) IV., közlevéltár anyagának használatáról szóló fejezete;
b) a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 1996. évi CXII. törvény VII., a titoktartásról szóló fejezete;
c) az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény;
d) a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény;
e) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény;
f) a 13/2002. (I. 31.) Korm. rendelet a Magyar Köztársaság Kormánya és Izrael Állam Kormánya között a magyarországi levéltárakban őrzött, védett személyes adatokat tartalmazó Holocaust-dokumentumok másolatának a jeruzsálemi Yad Vashem, a Holocaust Mártírjai és Hősei Megemlékezési Hivatala részére történő átadása és felhasználása tárgyában készült adatvédelmi szerződés kihirdetéséről;
g) a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyező kuratórium működéséről szóló 6/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet;
h) a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletének VI., a levéltári anyag használatáról szóló fejezete;
i) a személyes adatok azonos védelmének megállapításához a külföldiek levéltári kutatása során szóló 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató.

II.
A Levéltár az I. pontban felsorolt szabályzóknak megfelelően a kutatást az alábbiak szerint szabályozza:

A. A kutatás feltételei:
1. A Levéltár őrizetében lévő iratanyagban, valamint az intézmény szakkönyvtárában kutatni engedéllyel lehet.
2. A kutató a kutatási téma megjelölésével kérelmet nyújt be a Levéltárhoz.
3. A kutatóterem felügyelője tájékoztatja a kutatót a Levéltár kutatási szabályzatáról és az azt tudomásul vevő kutatót nyilvántartásba veszi, és számára látogatói jegyet állít ki. (A már regisztrált, látogatói jeggyel rendelkező kutatónak új kutatási téma esetén újabb kutatási kérelmet kell benyújtania.)
4. A látogatói jegy kiadásakor a Levéltár nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét valamint a személyazonosságot igazoló okmány típusát és számát. A kutató személyes adatainak védelméről a Levéltár az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény rendelkezései szerint gondoskodik.

B. A kutatás engedélyezése, kutatási korlátozások, feltételek:
1. A kutatótermi felügyelő a kutatási kérelmet továbbítja a Levéltár igazgatójához, aki megállapítja, hogy az adott téma korlátozás nélkül kutatható-e, korlátozás esetén pedig kötelezi a kutatót a szükséges engedélyek benyújtására. A kérelem elbírálása az adott naptári évre vonatkozik.
2. Korlátozás nélkül kutatható:
a Ltv. 22 §-a értelmében a közlevéltárban őrzött 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli, az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven túli levéltári anyagban – a 24-25. §-okban foglalt kivételekkel –, továbbá időbeli korlátozás nélkül kutatható az az anyag, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetve, amelynek tartalmát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint mindenki megismerheti.
(A kivételeket a személyes adatokat tartalmazó, valamint a minősített adatokat tartalmazó anyagok képezik.)
3. Korlátozottan kutatható:
a) Időbeli korlátozás
A Ltv. 23. §-a szerint az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntés előkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a Levéltár engedélyezi.
Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást az azt őrző levéltár engedélyezi.
b) Személyes adatokat tartalmazó anyagok
A Ltv. 24. § (1) bekezdésében említett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag – ha a törvény másként nem rendelkezik – az érintett személy halálozási évét követő harminc éven túl (védelmi idő) bárki számára kutathatóvá válik. Ha a halálozás éve nem ismert, akkor az érintett születésétől számított kilencven évet, ha ez az időpont sem ismert, akkor a Levéltárba kerüléstől számított hatvan évet kell védelmi időnek tekinteni. Védelmi idő lejárta előtt is kutatható azonban, ha:
– a kutatás – a kérelmező költségére – anonimizált másolattal megoldható;
– a kutatáshoz az érintett, illetve annak halála esetén örököse, vagy hozzátartozója hozzájárul (a hozzájárulásban nyilatkozni kell a kutató által megismert személyes adat – kutatás célja szerinti – felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról);
– ha a kutatás tudományos célból történik – feltéve, ha a Ltv. 22 §-a (1) bekezdésében meghatározott harminc, illetve tizenöt év már eltelt – és a kutató a következő kötelezettségeknek eleget tesz:
támogatói állásfoglalás bemutatása tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szerv részéről a kutató tevékenységére vonatkozóan, valamint írásos nyilatkozat a kutató részéről, amelyben vállalja, hogy a kutatás során megismert és kigyűjtött személyes adatokat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek a tudományos kutatás céljára való adatkezelésre vonatkozó előírásai szerint meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá meg kell jelölnie az adatkezelés helyét.
A Ltv. 24. § (6) bekezdése szerint tudományos kutató személyes adatot tartalmazó iratról a Ltv. 24. §-ában meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíthet nem anonimizált másolatot.
A Magyar Köztársaság Kormánya – a Ltv. 24/A. § (3) szerint – jogosult arra, hogy személyes adatot – ideértve a különleges adatot is – tartalmazó levéltári anyag másolatának, a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatása céljából, külföldi tudományos intézmény részére a Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt történő átadása tárgyában adatvédelmi szerződést kössön.
E szerződést – személyes adatokról lévén szó – a védelmi idő lejárta előtt az érintett, illetve örököse, vagy hozzátartozója megtilthatja. A tiltakozási jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás szabályait a művelődési és közoktatási miniszter állapítja meg.

Külföldi kutató esetén a következő kiegészítő rendelkezések érvényesek:
– a Ltv. 24/A. § (1) bekezdése értelmében a személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosító ország kutatója számára tudományos célból a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása a fentebb említett védelmi idő (30, 90, illetve 60 év) lejárta előtt engedélyezhető, feltéve, ha a Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott 30, illetve 15 év már letelt és ha:
– a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását;
– a kutató vállalja, hogy a megismert személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel.
Külföldi tudományos kutató személyes adatot tartalmazó iratról a Ltv. 24. §-ában meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíthet nem anonimizált másolatot, a Ltv. 24. § (6) bekezdése értelmében.
c) Minősített adatot tartalmazó anyag kutatása
A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás.
e) Az irat fizikai állapota miatti korlátozások
Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kutató rendelkezésére, a levéltár – saját költségére – másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetve nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Utóbbi esetben azonban, ha a kutató a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles a másolatot elkészíteni.

4. Nem engedélyezhető a kutatás
– a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetve külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetve az átadó által meghatározott ideig;
– abban a köziratnak minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható;
– kutatási korlátozás alá eső iratanyag esetében, ha a kutató nem rendelkezik a Ltv. által előírt igazolásokkal, támogató nyilatkozatokkal, illetve engedélyekkel.

5. Tájékoztatás egyedi iratról
A Levéltár a kérelmező által megadott – az azonosításhoz szükséges – információk alapján egyedi adatról tájékoztatást nyújt.
A tájékoztatás érdekében levéltári kutatást – díjtalan szolgáltatásként – csak jogszabály alapján, vagy fenntartója utasítására végez.

6. A kutatási kérelem részleges, vagy teljes megtagadása, valamint a jogorvoslat lehetősége
a) A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a Levéltár köteles írásban megindokolni.
b) A tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a Levéltár szintén írásban köteles közölni.
c) A kutatási vagy tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat.
- A per megindítására és az eljárás lefolytatására az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek a közérdekű adat megismerése iránti igény elutasítása esetén megindítható perre vonatkozó szabályai az irányadóak.
- A kérelmező saját adataira vonatkozó tájékoztatási kérelmének megtagadása esetén a bírósági eljárásra az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek az érintett jogainak bírósági érvényesítésére vonatkozó szabályait kell alkalmazni.




7. A kutatás folyamata
a) A kutatási kérelem elbírálása az igazgató hatáskörébe tartozik.
b) A kedvezően elbírált kutatási kérelem alapján a levéltári anyag kutatásra bocsátásának engedélyezése a Levéltár igazgatójának, annak távollétében vagy akadályoztatása esetén a kutatóterem felügyelőjének hatáskörébe tartozik.
c) A kutató a levéltári referens tájékoztatása segítségével, valamint a kutatóteremben rendelkezésre álló levéltári segédletek felhasználásával igényelhet levéltári anyagot.
d) A kutatás megkezdése előtt a tudományos kutató nyilatkozatot ír alá az adatvédelmi rendelkezések megtartásáról a Ltv. 24. §. (4) bekezdése szerint.
e) A kutató kérőlap, kísérőlap és őrjegy kitöltésével igényelhet levéltári anyagot.
f) A kutató egy alkalommal legfeljebb egy kérőlapon, maximum három doboz vagy csomó, illetve öt kötet, öt jelzet terjedelemben igényelhet kutatásra anyagot. A kérőlap beadását követően öt munkanapon belül a kutató megkapja a kért levéltári anyagot.
g) A kutató a kutatóterem felügyelőjétől veszi át a számára előkészített anyagot. Az átvétel tényét a kérőlapon és kutatónaplóban aláírásával elismeri. A napi kutatás befejeztével a kutató átadja az iratokat a kutatóterem felügyelőjének, aki ezt a kutatónaplóban aláírásával elismeri. A kutatónak kiemelt és még számára szükséges iratanyagot a kísérőlap kíséretében a kutatótermi felügyelő a kutatóteremben helyezi el a kutató következő jelentkezéséig. A kutatás végleges befejezését a kutatónak a kérőlapon jeleznie kell.
h) Abban az esetben, ha a kutató előzetes bejelentés nélkül a számára előkészített anyagban 30 napon belül nem kezdi meg kutatást, vagy nem folytatja, akkor a kiemelt levéltári anyag a helyére visszahelyezhető.
i) A levéltári iratokon bármiféle jelzés – bármilyen eszközzel –, valamint az iratok rendjének megbontása tilos.
j) A kutatás időtartama alatt a kutatóterem felügyelet nélkül nem maradhat.
k) A Levéltár a kutatásra kiadott levéltári anyagról korlátozottan, de engedélyezi a fénymásolatok készítését abban az esetben, ha a másolás nem jár az anyag rongálódásával. Az 1848 előtti irat nem másolható, ugyancsak nem másolhatók a kötet formájú dokumentumok és a veszélyeztetett állapotú iratok. Nem másolható az a dokumentum sem, amelyről valamilyen másolat már rendelkezésre áll. A fénymásolásra az engedélyt a levéltár igazgatója, illetve a kutatóterem felügyelője adja meg. A fénymásolás megrendelését az erre rendszeresített igénylőlapon a kutatónak kell igényelnie. A másolás időtartamára a kiemelt irat helyére őrjegy helyezendő.
l) Látogatói jeggyel rendelkező kutatók használhatják a Levéltár szakkönyvtárát.
m) Szakkönyvtári könyvek – a régi könyvek kivételével – fénymásolhatók. A fénymásolás igénylése ebben az esetben is a fentebb említett igénylőlapon történik.
n) A levéltári, illetve szakkönyvtári anyag csak a levéltár kutatótermében kutatható.
o) Indokolt esetben a Levéltár igazgatója más levéltárban való kutatásra – legfeljebb 90 nap időtartamra – a kölcsönzést az anyag biztonságát nem veszélyeztető módon engedélyezheti. A kutatási célra egy alkalommal kölcsönözhető anyag mennyisége nem haladhatja meg a kutatótermi használatra egy alkalommal kiadható levéltári anyag mennyiségét. Ennél nagyobb iratmennyiség kölcsönzésére irányuló igénynek részletekben kell eleget tenni. A kutató a kölcsönzési igényt annál a levéltárnál jelezi, ahol látogatói jeggyel rendelkezik. A levéltár a kölcsönzési kérelmet az eredetei levéltári anyagot őrző levéltárhoz a kutató nevének, a kért levéltári anyag jelzetének és a kölcsönzés időtartamának feltüntetésével küldi meg. A nem, vagy korlátozottan kutatható anyagok kölcsönzéséhez a kutatónak mellékelnie kell mindazokat az igazolásokat, amelyeket a Ltv. erre az esetre előír. (Ltv. 23. §. (2); 24. § (2)-(5) bekezdések.)
p) A kutatási szabályzatban foglaltak megtartásáról a kutatóterem felügyelője gondoskodik.


8. A kutatás helye és a kutatóterem nyitva tartási ideje
a) Központ épület
9022 Győr, Rákóczi Ferenc u. 1.
Keddtől–szerdáig: 8.00–12.00 óráig és 13.00–15.00 óráig
Csütörtök: 13.00-18.00 óráig
Pénteken: 8.00-12.00 óráig

b) Műszaki Fióklevéltár
9023 Győr, Külső Baross Gábor út 61-63.
Kedd: 8.00-12.00 óráig és 13.00–15.00 óráig
Csütörtök: 8.00–12.00 óráig és 13.00–15.00 óráig

Záró rendelkezések:
1. A Szabályzatban nem részletezett kérdések esetében a I. pontban felsorolt jogszabályok rendelkezései szerint kell eljárni.
2. A kutatás folyamatához szükséges nyomtatványok biztosításáról a Levéltár igazgatója saját hatáskörben köteles gondoskodni.
3. Jelen Szabályzat Győr Megyei Jogú Város Közgyűlése  325/2011 (XII.16.) Kgy. sz. határozata alapján 2012. január 1. nappal lép hatályba.


Győr, 2011. december 16.


Bana József
levéltár-igazgató



<< Vissza