Gyõr Megyei Jogú Város Levéltára kutatótermi szabályzata
Győr Megyei Jogú Város Levéltára (továbbiakban Levéltár) Győr Megyei Jogú Város Önkormányzata által fenntartott általános levéltár, amely feladatait az 1995. évi – többször módosított LXVI., a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (Ltv.) előírásai alapján látja el. A Szabályzat a nemzeti kulturális örökség miniszterének 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletének 46. és 47. §-ai értelmében készült.
A Levéltár irataiban végzett kutatás az alábbi jogszabályok és rendeletek alapján történik:
a) az 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) IV., a közlevéltár anyagának használatáról szóló fejezete
b) az 1995. évi LXV., az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény
c) az 1992. évi LXIII., a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény
d) az 1996. évi CXII., (2000. évi CXXIV. tv-el módosított) a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, VII., a titoktartásról szóló fejezete
e) az 1997. évi XLVII., az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló törvény
f) 20/1998. MKM, a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról szóló rendelete
g) 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató a személyes adatok azonos védelmének megállapításához a külföldiek kutatása során
h) 6/2002. NKÖM, a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyező kuratórium működéséről szóló rendelete
i) 13/2002. Korm. Rendelet a Magyar Köztársaság Kormánya és Izrael Állam Kormánya között a magyarországi levéltárakban őrzött, védett személyes adatokat tartalmazó Holocaust-dokumentumok másolásának... átadása és felhasználása tárgyában készült adatvédelmi szerződés kihirdetéséről.
j) 10/2002. NKÖM, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló rendeletének VI., a levéltári anyag használatáról szóló fejezete
A kutatás helye és ideje:
1. A levéltári iratanyag kutatása Győr Megyei Jogú Város Levéltára kutatótermében történik: Győr, Rákóczi Ferenc út 1.
2. A kutatóterem nyitva tartása: kedd, szerda 8- 15 30 csütörtök: 12- 18 00 péntek: 8- 12 00
Általános tudnivalók:
1. Kutatni Győr Megyei Jogú Város Levéltárában a kutatási szabályzat, valamint a kutatótermi szabályzat alább felsorolt feltételeinek eleget téve lehet. A kutatni szándékozót ezért először a levéltár kutatószolgálatában megismertetik a kutatás feltételeivel, s azután elvégzik a szükséges adminisztrációt, amelynek részletes szabályozása A kutatás megkezdésének feltételei és folyamata címszó alatt olvasható.
2. A Levéltár kutatótermében tilos a dohányzás, az étkezés, a mobiltelefon használata.
3. A levéltári iratanyagon bármiféle módon és eszközzel jelölést tenni, megfirkálni, vagy állapotát bármilyen módon veszélyeztetni, valamint az iratok rendjét megbontani szigorúan tilos. A kutató az iratanyagban okozott kárt köteles megtéríteni. Szándékos rongálás esetén a Levéltár büntetőeljárást kezdeményez.
A kutatás megkezdésének feltételei és a folyamata:
1. A kutató a kutatási téma megjelölésével kérelmet nyújt be a Levéltárhoz (1.sz. melléklet).
2. A kutatótermi felügyelő a levéltár kutatási szabályzatát tudomásul vevő kutató részére látogatói jegyet állít ki. (2. sz. melléklet) A látogatói jegyet a levéltár épületében a kutatónak be kell mutatnia. A látogatói jegy kiadásakor a levéltár nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, valamint a személyazonosságát igazoló okmány megnevezését és számát. (A már látogatói jeggyel rendelkező kutatók új kutatási téma esetén újabb kutatási kérelmet töltenek ki.)
3. A kutatóterem felügyelője a kérelmet elbírálásra átadja az intézmény igazgatójának, aki megállapítja, hogy a kutatási témához tartozó iratanyag korlátozás nélkül kutatható-e, illetve korlátozás esetén a kutató rendelkezik-e a törvény által előírt szükséges engedélyekkel, igazolásokkal. (3. sz. melléklet: támogatói állásfoglalás.) Hiányzó igazolások esetén a kutatótermi felügyelő, vagy kutatótermi munkatárs tájékoztatja a kutatót és felhívja a figyelmét a pótolandó dokumentumok beszerzésére.
A kutatási korlátozásokról, s korlátozás esetén beszerzendő igazolásokról a levéltár kutatási szabályzata tájékoztat.
4. A kutatás megkezdése előtt a kutató nyilatkozatot ír alá (4. sz. melléklet) az adatvédelmi rendelkezések megtartásáról. (Ltv. 1995. LXVI. 24. §. /4/.) A kutatási kérelem kedvező elbírálása esetén a kutató levéltári iratanyagot igényelhet kutatásra. Az ehhez szükséges kitöltendő űrlapok (5., 6., 7. sz. mellékletek) a következők:
kérőlap
kísérőlap
őrjegy
5. Kutatásra igényelhető iratanyag mennyisége: A kutató egy alkalommal legfeljebb egy kérőlapon maximum három doboz vagy csomó, öt kötet, öt jelzet, terjedelemben igényelhet levéltári anyagot. A kérőlap beadását követő öt napon belül a kutató megkapja a kért anyagot, amelynek átvételét a kérőlapon aláírásával ismer el.
5. A kutató minden kutatási alkalommal bejegyzést tesz a kutatónaplóba, amelynek rovatai a következők: sorszám, dátum, látogatói jegy nyilvántartási száma, a kutató neve, a kutatás tárgya, a kérőlap száma, a kutató aláírása, a kutatótermi felügyelő, vagy kutatótermi munkatárs aláírása (az anyag visszavételénél).
6. A napi kutatás befejeztével a kutató átadja a nála lévő iratanyagot a kutatóterem felügyelőjének, aki az anyag visszavételét a kutatónaplóban aláírásával elismeri.
7. A kiadott levéltári anyagban való kutatás végleges befejezését a kutatónak jeleznie kell.
Abban az esetben, ha a kutató a számára előkészített anyag a kutatását 30 napon belül nem kezdi meg, vagy nem folytatja, akkor a kutatóterem felügyelője az iratokat raktári helyére visszaküldi.
8. Levéltári anyag kutatása csak a Levéltár kutatótermében történhet. Kutatási célú iratkölcsönzésről a Levéltár kutatási szabályzata rendelkezik.
9. A kutatószolgálat nyitva tartási ideje alatt a felügyelet a Levéltár kutatótermében folyamatos.
10. A szabályzatban foglaltak megtartásáról a kutatóterem felügyelője gondoskodik.
A kutatóteremben igénybe vehető szolgáltatások:
1. Látogatói jeggyel rendelkező kutatók használhatják a Levéltár szakkönyvtárát, amelynek állománya helyben olvasható, nem kölcsönözhető.
2. A kutató kutatási segédletként igénybe veheti a levéltár iratanyagáról – nem belső használatra készült – adatbázisokat, jegyzékeket.
A kutatáshoz kapcsolódó adminisztráció:
A kutatószolgálat jogszabályi előírásoknak megfelelő működése érdekében, valamint az áttekinthetőség és ellenőrzés, s a statisztikai adatszolgáltatás pontossága érdekében a levéltár az erre a célra rendszeresített nyomtatványok adatainak felhasználásával nyilvántartást vezet. Az adminisztráció egy részéhez a kutató személyes közreműködése is szükséges, amely a levéltár kutatótermében használatos alábbi nyomtatványok megfelelő részeinek kitöltésével valósul meg.
A levéltár kutatótermében rendszeresített nyomtatványok:
1. látogatói jegy
2. kutatási kérelem
3. kutatói nyilatkozat (belföldi, illetve külföldi kutatók részére)
4. kutatónapló
5. kérőlap
6. kísérőlap
7. őrjegy
8. másolási kérőlap
Záró rendelkezések:
1. A szabályzatban nem részletezett kérdések esetében a bevezetőben felsorolt jogszabályok szerint kell eljárni.
2. A szabályzatban említett, s a kutatás folyamatához kapcsolódó nyomtatványokat az 1-8. sz. mellékletek, az adminisztráláshoz szükséges nyomtatványok és nyilvántartások összefoglalását a 9-10. sz. mellékletek tartalmazzák.
3. Jelen szabályzat 2003. augusztus 1-jével lép hatályba.
Győr, 2011. december 1.
9. sz. melléklet
A levéltár kutatótermében rendszeresített nyomtatványok:
1. látogatói jegy
rovatai: sorszám, név, lakcím, sz. ig. vagy útlevél száma, érvényesség ideje, dátum, aláírás)
2. kutatási kérelem (csatolt engedélyekkel, állásfoglalásokkal) Iktatása gyűjtőszámon
3. kutatói nyilatkozat (3/a., 3/b., belföldi, illetve külföldi kutatók részére)
4. kutatónapló
rovatai: a kutatási eset sorszáma, dátum, a látogatói jegy száma, a kutató neve, a kérőlap száma, a kutatótermi felügyelő aláírása
5. kérőlap
rovatai: a kérőlap sorszáma, a kutató neve, a látogató jegy sorszáma, a kutatási kérelem száma, A kért levéltári anyag jelzete, megnevezése, raktári száma, a kért anyag jelzetének további adatai, az anyag fizikai állapota, a kérelem dátuma, a kutató aláírása, az anyag kiadásának dátuma a kutatószolgálatot ellátó dolgozó aláírásával, az anyag átvételét igazoló kutatói aláírás és dátum, az anyag visszavételének dátuma a kutatószolgálatot ellátó dolgozó aláírásával, a levéltári anyag visszahelyezésének dátuma, a fénymásolást kérő lap nyilvántartásai száma) Iktatása gyűjtőszámon
6. kísérőlap
rovatai: a kérőlap sorszáma, a kutató neve, a látogató jegy sorszáma, a kutatási kérelem száma, A kért levéltári anyag jelzete, megnevezése, raktári száma, a kért anyag jelzetének további adatai, az anyag fizikai állapota, a kért anyag kiadásának dátuma, a kutatószolgálatot ellátó dolgozó aláírása)
7. őrjegy
rovatai: A kérőlap sorszáma, a levéltári anyag jelzete, raktári száma, a kiemelés időpontja, a kiemelést végző levéltári dolgozó aláírása
8. másolási kérőlap
rovatai: A másolási kérőlap sorszáma, a kérőlap iktatószáma, a kutató neve, a látogatói jegy sorszáma, az igényelt anyag jelzete és megnevezése, lapszáma és példányszáma, az igénylés kelte, a kutató aláírása, a fénymásolatok kiadásának dátuma, a kutatószolgálatot ellátó dolgozó aláírása, a kutató aláírása az átvétel igazolására. Iktatása gyűjtőszámon
10.sz. melléklet
A kutatás adminisztrálásához kapcsolódó levéltári nyilvántartások:
1. Látogatói jegyek nyilvántartása
Rovatai: sorszám, dátum, a kutató neve, anyja neve, születési hely és idő, lakcím, személyazonosságot igazoló okmány típusa és száma
2. A látogatói jegyek nyilvántartásának névmutatója
Rovatai: név, lakcím, látogató jegy száma, megjegyzés.
3. Kutatási kérelmek nyilvántartása:
Rovatai: sorszám, dátum, kutató neve és lakcíme, látogatói jegy száma, a kutatott téma és évköre, csatolt engedélyek, hozzájárulások (a kutatás témájától, illetve időhatárától függően az 1995.évi LXVI. sz. törvény 23-25.§. alapján csatolt nyilatkozatok, engedélyek, hozzájárulások, állásfoglalások száma, dátuma)
4. Kérőlapok nyilvántartása:
rovatai: kérőlap sorszáma, kelte, a kutató neve, a kért anyag adatai (megnevezése, jelzete), a levéltári anyag visszahelyezésének dátuma
5. Kutatónapló (egyben a kutatásra kiadott levéltári anyag nyilvántartására is szolgál, ezért mindkét nyilvántartás rovatait tartalmazza)
rovatai: a kutatási eset sorszáma, dátum, a látogatói jegy száma, a kutató neve, a kérőlap száma és a kutatás tárgya, a kutató aláírása (átvételnél), a kutatótermi felügyelő aláírása (visszaadásnál).
6. Másolási kérőlapok nyilvántartásának
rovatai: a másolási kérőlap sorszáma, kelte, a kutató neve, a kérőlap sorszáma, a kiadott másolatok száma
Bana József
levéltárigazgató